8 نشانه کلیدی که نشان میدهد سیستم حسابداری شرکت شما نیاز به تغییر دارد!
ماندن با یک سیستم قدیمی؛ رانندگی با یک خودروی فرسوده در یک مسابقه سرعت!
تغییر سیستم حسابداری ممکن است در ابتدا ترسناک و پرزحمت به نظر برسد، اما ماندن با یک سیستم قدیمی مانند رانندگی با یک خودروی فرسوده در یک مسابقه سرعت است. اگر بیش از ۳ مورد از نشانههای زیر را در شرکت خود حس میکنید، همین امروز برای تحقیق درباره یک نرمافزار جدید اقدام کنید.
پیشنهاد: قبل از تغییر، حتماً نیازهای اختصاصی صنف خود را یادداشت کنید و از دموی رایگان نرمافزارهای مختلف استفاده نمایید.
۱. تکیه بیش از حد به اکسل و فایلهای دستی
اگر حسابداران شما برای تهیه گزارشها مدام مجبور هستند اطلاعات را از نرمافزار خارج کرده و در فایلهای اکسل دستکاری کنند، یعنی سیستم شما ناقص است. نرمافزار مدرن باید بتواند اکثر گزارشهای مورد نیاز را به صورت خودکار تولید کند.
2. کندی در تهیه گزارشهای مدیریتی
داشتن یک گزارش سود و زیان، یا بهای تمام شده یا … اگر مدیرعامل برای یک تصمیم فوری نیاز به گزارش دارد و واحد مالی میگوید: «باید اطلاعات را وارد کنیم و فردا گزارش بدهیم»، شما در حال از دست دادن فرصتهای بازار هستید.
3. عدم یکپارچگی با سایر بخشها (فروش، انبار، حقوق و دستمزد، دارایی ثابت و ...)
اگر سیستم حسابداری شما با سیستم انبار یا فروش ارتباطی ندارد و مجبورید اطلاعات را دوباره در هر بخش وارد کنید (Double Entry)، ریسک خطای انسانی به شدت بالا میرود. یک سیستم ERP یا یکپارچه، از ورود چندباره اطلاعات جلوگیری میکند.
4. عدم تطابق با قوانین جدید مالیاتی و سامانه مودیان
قوانین مالیاتی (مانند مالیات بر ارزش افزوده یا ارسال صورتحساب به سامانه مودیان) مدام در حال تغییر هستند. اگر نرمافزار فعلی شما نمیتواند خود را با این قوانین بهروز کند و شما را درگیر جریمههای مالیاتی میکند، بدون درنگ آن را تغییر دهید.
5. محدودیت در ثبت حجم بالای تراکنشها
با رشد شرکت، تعداد فاکتورها و تراکنشها زیاد میشود. اگر سیستم شما با افزایش حجم دادهها “هنگ” میکند، کند میشود یا دیتابیس آن با مشکل مواجه میشود، یعنی برای مقیاس فعلی کسبوکار شما کوچک است.
6. دشواری در پیگیری بدهیها و مطالبات
اگر نمیتوانید به راحتی بفهمید دقیقاً چه کسی، چقدر و چند روز است که به شما بدهکار است و سیستم به شما هشدار نمیدهد، نقدینگی شرکت شما در خطر است.
7. نبود پشتیبانی فنی مناسب از سمت شرکت سازنده
نرمافزار هر چقدر هم خوب باشد، بدون پشتیبانی یعنی هیچ. اگر شرکت سازنده نرمافزار شما دیگر بهروزرسانی نمیدهد یا پاسخگوی مشکلات فنی شما نیست، سیستم شما عملاً به بنبست رسیده است.
8. هزینههای نگهداری بالا نسبت به کارایی
گاهی اوقات هزینهای که بابت اصلاح خطاها، بهروزرسانیهای دستی و زمان تلف شده کارکنان میپردازید، بسیار بیشتر از هزینه خرید یک سیستم جدید و پیشرفته است.
دیدگاهتان را بنویسید