نرم افزار حسابداری ابری به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد بدون وابستگی به یک کامپیوتر یا سرور داخل شرکت، اطلاعات مالی و حسابداری خود را از طریق اینترنت مدیریت کنند.
در این مقاله بررسی می‌کنیم نرم افزار حسابداری ابری دقیقاً چگونه کار می‌کند، اطلاعات در کجا نگهداری می‌شوند، چه تفاوتی با نرم افزار حسابداری نصبی دارد و استفاده از آن برای چه نوع کسب‌وکارهایی مناسب‌تر است.
نرم افزار حسابداری ابری یک نرم افزار مالی است که به‌جای اینکه فقط روی کامپیوتر یا سرور داخل شرکت اجرا شود، از طریق اینترنت و مرورگر در دسترس قرار می‌گیرد. کاربران با حساب کاربری خود وارد نرم افزار می‌شوند و عملیات مالی و حسابداری را در محیط آنلاین انجام می‌دهند.
در نرم افزارهای حسابداری سنتی یا نصبی، معمولاً نرم افزار روی یک کامپیوتر یا سرور داخل شرکت نصب می‌شود و کاربران از همان شبکه یا از طریق روش‌های دسترسی از راه دور به آن متصل می‌شوند.
اما در نرم افزار حسابداری ابری، ساختار نرم افزار از ابتدا برای استفاده آنلاین طراحی شده است. یعنی بخش اصلی پردازش و نگهداری اطلاعات روی زیرساخت ابری انجام می‌شود و کاربر از طریق مرورگر به نرم افزار دسترسی پیدا می‌کند.
«ابری بودن» صرفاً به این معنی نیست که نرم افزار حسابداری روی یک سرور دیگر نصب شده و با Remote Desktop به آن وصل شوید. نرم افزار ابری واقعی از ابتدا برای دسترسی تحت وب و استفاده آنلاین طراحی شده است.
کاربر بدون وابستگی به یک کامپیوتر مشخص، از طریق مرورگر وارد نرم افزار می‌شود.
اطلاعات و پردازش‌های اصلی به‌جای سرور محلی شرکت، روی زیرساخت ارائه‌دهنده انجام می‌شوند.
مدیر، حسابدار و سایر کاربران مجاز می‌توانند بر اساس سطح دسترسی خود وارد سیستم شوند.
عملیات مالی، ثبت اسناد و مشاهده گزارش‌ها در همان محیط آنلاین انجام می‌شود.
فرآیند کار در یک نرم افزار حسابداری ابری برای کاربر ساده است: وارد حساب کاربری می‌شود، عملیات مالی را ثبت می‌کند و اطلاعات و گزارش‌ها در همان محیط آنلاین در اختیار کاربران مجاز قرار می‌گیرند.
کاربر از طریق مرورگر وارد آدرس نرم افزار می‌شود و با اطلاعات ورود خود به محیط حسابداری دسترسی پیدا می‌کند.
عملیات روزمره مثل ثبت سند حسابداری، فاکتور خرید و فروش، دریافت و پرداخت و سایر اطلاعات مالی در سیستم ثبت می‌شوند.
اطلاعات ثبت‌شده در زیرساخت نرم افزار پردازش و نگهداری می‌شوند و وابستگی اصلی به کامپیوتر یا سرور داخل شرکت وجود ندارد.
مدیر یا حسابدار می‌تواند بر اساس سطح دسترسی خود، گزارش‌ها و اطلاعات مالی موردنیاز را مشاهده و بررسی کند.
در مدل سنتی ممکن است برای دسترسی به نرم افزار نیاز باشد به سیستم شرکت یا سرور داخلی متصل شوید. اما در نرم افزار حسابداری ابری، اگر کاربر مجوز دسترسی داشته باشد، می‌تواند از طریق اینترنت وارد محیط نرم افزار شود و عملیات موردنیاز را انجام دهد.
همین موضوع برای مدیر مجموعه هم کاربردی است؛ مدیر می‌تواند بدون حضور در واحد مالی، بخشی از گزارش‌ها و اطلاعات مدیریتی کسب‌وکار را مشاهده کند.
کاربر قرار نیست خودش درگیر نگهداری روزمره سرور نرم افزار، نصب روی تک‌تک سیستم‌ها یا انتقال دستی اطلاعات بین چند کامپیوتر باشد. بخش اصلی سرویس روی زیرساخت ابری ارائه‌دهنده نرم افزار قرار دارد.
مهم‌ترین مزیت نرم افزار حسابداری ابری فقط «آنلاین بودن» نیست. این مدل می‌تواند نحوه دسترسی مدیران و حسابداران به اطلاعات، مدیریت زیرساخت و همکاری بین کاربران را ساده‌تر کند.
کاربر مجاز می‌تواند بدون وابستگی به حضور در دفتر شرکت، از طریق اینترنت و مرورگر به نرم افزار دسترسی داشته باشد.
در مدل ابری، زیرساخت اصلی نرم افزار توسط ارائه‌دهنده سرویس مدیریت می‌شود و کسب‌وکار الزاماً نیاز ندارد سرور نرم افزار را در محل شرکت نگهداری کند.
کاربران مختلف می‌توانند بر اساس سطح دسترسی تعریف‌شده، به یک محیط مشترک وارد شوند و عملیات خود را در همان سیستم انجام دهند.
در بسیاری از سرویس‌های ابری، تغییرات و نسخه‌های جدید به‌صورت متمرکز روی سرویس اعمال می‌شوند و کاربران نیاز ندارند هر سیستم را جداگانه به‌روزرسانی کنند.
مدیر برای مشاهده برخی اطلاعات و گزارش‌های کسب‌وکار الزاماً نیاز ندارد کنار سیستم واحد مالی حضور داشته باشد.
وقتی کاربران در دفتر مرکزی، شعبه یا محل دیگری فعالیت می‌کنند، دسترسی تحت وب می‌تواند ارتباط با سیستم مالی را ساده‌تر کند.
مدیر می‌تواند بدون وابستگی کامل به حضور در شرکت، اطلاعات موردنیاز خود را سریع‌تر بررسی کند.
حسابدار در صورت داشتن دسترسی و اینترنت مناسب، الزاماً محدود به کامپیوتر داخل واحد مالی نیست.
بخشی از مسئولیت نگهداری زیرساخت نرم افزار از داخل شرکت به ارائه‌دهنده سرویس منتقل می‌شود.
کیفیت اینترنت، نیازهای تخصصی شرکت، تعداد کاربران، نحوه دسترسی، سیاست‌های امنیتی و نوع عملیات مالی باید قبل از انتخاب بررسی شوند. در ادامه مقاله، محدودیت‌ها و معایب نرم افزار حسابداری ابری را هم بررسی می‌کنیم.
نرم افزار حسابداری ابری مزایای زیادی دارد، اما برای همه کسب‌وکارها و همه شرایط بهترین انتخاب نیست. قبل از تصمیم‌گیری باید محدودیت‌های این مدل را هم در نظر بگیرید.
دسترسی به نرم افزار ابری به اینترنت وابسته است. اگر ارتباط اینترنت قطع یا بسیار ضعیف باشد، ممکن است استفاده از نرم افزار با اختلال مواجه شود.
در مدل ابری، بخشی از زیرساخت و دسترسی شما به عملکرد صحیح سرویس‌دهنده وابسته است؛ بنابراین اعتبار، پایداری و کیفیت خدمات ارائه‌دهنده اهمیت زیادی دارد.
بسیاری از نرم افزارهای ابری بر اساس اشتراک ماهانه یا سالانه ارائه می‌شوند و ادامه استفاده از سرویس نیازمند تمدید اشتراک است.
در بعضی نرم افزارهای ابری امکان دسترسی مستقیم به سرور، فایل‌های نرم افزار یا تغییرات عمیق فنی کمتر از یک راهکار کاملاً اختصاصی است.
چون دسترسی از طریق اینترنت انجام می‌شود، مدیریت رمز عبور، سطح دسترسی کاربران و سیاست‌های امنیتی اهمیت زیادی پیدا می‌کند.
در هر سرویس ابری باید از قبل مشخص باشد که در صورت پایان همکاری، چه اطلاعاتی قابل دریافت است و فرآیند خروج داده‌ها چگونه انجام می‌شود.
شرکت‌هایی که کاربرانشان در محل‌های مختلف هستند، نمی‌خواهند درگیر نگهداری سرور داخلی شوند یا نیاز به دسترسی آنلاین و سریع دارند.
کسب‌وکارهایی با اینترنت ناپایدار، فرآیندهای بسیار اختصاصی، الزامات امنیتی ویژه یا نیاز جدی به کنترل کامل زیرساخت.
امنیت نرم افزار حسابداری ابری فقط به یک رمز عبور قوی محدود نمی‌شود. برای ارزیابی امنیت یک سرویس ابری باید چند موضوع را هم‌زمان بررسی کرد: نحوه دسترسی کاربران، امنیت ارتباط، محل نگهداری اطلاعات، پشتیبان‌گیری و سیاست‌های خود ارائه‌دهنده سرویس.
در یک نرم افزار حسابداری ابری، اطلاعات مالی روی زیرساخت ارائه‌دهنده نگهداری می‌شوند و کاربران از طریق اینترنت به سیستم دسترسی پیدا می‌کنند. بنابراین امنیت باید هم در مسیر ارتباط و هم در نحوه دسترسی کاربران و نگهداری اطلاعات در نظر گرفته شود.
هیچ نرم افزاری را نمی‌توان صرفاً به‌دلیل «ابری بودن» امن یا ناامن دانست. کیفیت امنیت به نحوه طراحی سرویس، زیرساخت فنی، کنترل‌های امنیتی و رفتار کاربران بستگی دارد.
سؤال درست این نیست که «آیا نرم افزار ابری امن است؟» بلکه باید پرسید «این سرویس ابری چه سازوکارهایی برای حفاظت از اطلاعات دارد؟»
حساب هر کاربر باید به‌صورت مستقل مدیریت شود و استفاده از رمز عبور قوی و عدم اشتراک حساب کاربری بین افراد اهمیت زیادی دارد.
هر کاربر باید فقط به بخش‌هایی از نرم افزار دسترسی داشته باشد که برای انجام وظایفش نیاز دارد.
ارتباط بین مرورگر کاربر و سرویس باید با سازوکارهای امن و استانداردهای مناسب ارتباط اینترنتی محافظت شود.
یکی از موضوعات مهم، نحوه تهیه نسخه پشتیبان و امکان بازیابی اطلاعات در صورت بروز مشکل است.
محل و کیفیت زیرساختی که اطلاعات روی آن نگهداری می‌شوند نقش مهمی در پایداری و امنیت سرویس دارد.
قبل از خرید باید مشخص باشد مالک اطلاعات چه کسی است و در صورت پایان اشتراک، امکان دریافت اطلاعات با چه شرایطی وجود دارد.
انتخاب بین نرم افزار حسابداری ابری و نصبی به شرایط کسب‌وکار، نوع دسترسی کاربران، زیرساخت شرکت و نیازهای عملیاتی بستگی دارد. هیچ‌کدام به‌صورت مطلق برای همه مجموعه‌ها بهترین گزینه نیستند.
| موضوع مقایسه | ☁️ نرم افزار حسابداری ابری | 🖥️ نرم افزار حسابداری نصبی |
|---|---|---|
| نحوه دسترسی | معمولاً از طریق مرورگر و اینترنت | از سیستم یا شبکه‌ای که نرم افزار روی آن نصب شده |
| نیاز به سرور داخل شرکت | معمولاً برای استفاده اصلی نیازی به سرور محلی ندارد | بسته به ساختار شرکت ممکن است به سرور یا سیستم میزبان نیاز باشد |
| دسترسی خارج از شرکت | در صورت داشتن اینترنت و دسترسی مجاز، ساده‌تر است | معمولاً نیازمند روش‌های دسترسی از راه دور یا زیرساخت جداگانه است |
| وابستگی به اینترنت | زیاد؛ دسترسی اصلی به اینترنت وابسته است | در شبکه داخلی می‌تواند بدون اینترنت نیز قابل استفاده باشد |
| به‌روزرسانی | معمولاً به‌صورت متمرکز توسط ارائه‌دهنده انجام می‌شود | ممکن است نیازمند نصب یا به‌روزرسانی روی سرور و سیستم‌ها باشد |
| نگهداری زیرساخت | بخش اصلی زیرساخت توسط ارائه‌دهنده سرویس مدیریت می‌شود | نگهداری سیستم، سرور، شبکه و نسخه‌های پشتیبان می‌تواند بر عهده شرکت باشد |
| هزینه اولیه زیرساخت | معمولاً کمتر، چون نیاز به تهیه زیرساخت محلی کاهش پیدا می‌کند | ممکن است شامل هزینه سرور، شبکه، نصب و نگهداری باشد |
| مدل پرداخت | اغلب اشتراکی و دوره‌ای | معمولاً خرید لایسنس به‌همراه هزینه‌های پشتیبانی و زیرساخت |
| کنترل روی زیرساخت | کنترل مستقیم کمتری روی زیرساخت فنی وجود دارد | در صورت استقرار داخلی، کنترل بیشتری روی سرور و شبکه وجود دارد |
| مناسب برای دورکاری | معمولاً مناسب‌تر | نیازمند ایجاد مسیر دسترسی امن از راه دور |
| سفارشی‌سازی فنی | ممکن است نسبت به راهکارهای اختصاصی محدودتر باشد | بسته به نرم افزار و زیرساخت، امکان کنترل فنی بیشتری وجود دارد |
| پشتیبان‌گیری | معمولاً بخشی از سرویس ارائه‌دهنده است | شرکت باید برای بکاپ‌گیری و نگهداری نسخه‌ها برنامه مشخص داشته باشد |
سؤال بهتر این است که کدام مدل با ساختار کسب‌وکار، کاربران، اینترنت، بودجه و نیازهای عملیاتی مجموعه شما سازگارتر است.
نرم افزار حسابداری ابری می‌تواند برای بسیاری از کسب‌وکارها انتخاب مناسبی باشد، اما میزان تناسب آن به نوع فعالیت، محل حضور کاربران، تعداد کاربران، کیفیت اینترنت و نیازهای عملیاتی مجموعه بستگی دارد.
شرکت‌های خدماتی معمولاً نیاز زیادی به انبار پیچیده ندارند و تمرکز اصلی آن‌ها روی مشتری، فاکتور خدمات، دریافت و پرداخت و گزارش‌های مالی است.
مجموعه‌های بازرگانی می‌توانند عملیات مربوط به مشتریان، خرید، فروش، کالا و موجودی را در یک سیستم مالی متمرکز مدیریت کنند.
شرکت‌های تولیدی علاوه بر حسابداری، معمولاً با مواد اولیه، موجودی، عملیات انبار و فرآیندهای مرتبط با تولید سروکار دارند.
اگر مدیر، حسابدار یا کاربران مالی در چند محل مختلف فعالیت می‌کنند، دسترسی تحت وب می‌تواند نیاز به حضور فیزیکی در یک محل مشخص را کاهش دهد.
بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط تیم IT مستقل یا زیرساخت سرور حرفه‌ای ندارند و ترجیح می‌دهند بخش بیشتری از نگهداری سیستم توسط ارائه‌دهنده سرویس انجام شود.
در برخی شرکت‌ها حسابدار یا مدیر مالی بخشی از فعالیت خود را از خارج دفتر انجام می‌دهد یا به چند مجموعه خدمات ارائه می‌کند.
مدیر مجموعه ممکن است در جلسه، سفر، شعبه دیگر یا خارج از دفتر باشد، اما همچنان نیاز داشته باشد بخشی از وضعیت مالی و عملیاتی شرکت را بررسی کند.
با رشد شرکت ممکن است تعداد کاربران، شعب یا نیازهای مدیریتی بیشتر شوند. در این شرایط، مدل ابری می‌تواند توسعه دسترسی را ساده‌تر کند.
دو شرکت با فعالیت مشابه ممکن است نیازهای کاملاً متفاوتی داشته باشند. قبل از خرید باید سیستم‌های موردنیاز، تعداد کاربران، حجم عملیات، گزارش‌ها و فرآیندهای خاص مجموعه هم بررسی شوند.
بیشتر نرم افزارهای حسابداری ابری به‌جای خرید یک‌باره لایسنس، با مدل اشتراکی ارائه می‌شوند. هزینه نهایی معمولاً به امکانات موردنیاز، تعداد کاربران، مدت اشتراک و سطح خدمات بستگی دارد.
هرچه کسب‌وکار به بخش‌های بیشتری مثل حسابداری، فروش، دریافت و پرداخت، انبار، حقوق و دستمزد یا سایر امکانات نیاز داشته باشد، هزینه سرویس می‌تواند تغییر کند.
در بسیاری از سرویس‌های ابری، تعداد کاربرانی که به‌صورت مجاز از نرم افزار استفاده می‌کنند یکی از عوامل اصلی قیمت‌گذاری است.
هزینه ممکن است بر اساس اشتراک ماهانه، سالانه یا دوره‌های دیگر محاسبه شود و شرایط تمدید نیز بخشی از هزینه بلندمدت سرویس است.
بسته به ارائه‌دهنده، خدماتی مثل آموزش، راه‌اندازی، پشتیبانی تخصصی، فضای بیشتر یا امکانات تکمیلی ممکن است روی هزینه نهایی تأثیر داشته باشند.
شرکت خدماتی ممکن است فقط به حسابداری، دریافت و پرداخت و فروش خدمات نیاز داشته باشد؛ در حالی که یک شرکت بازرگانی علاوه بر حسابداری به انبار و مشتریان و فروش هم نیاز دارد. بنابراین بهتر است هزینه بر اساس ترکیب واقعی نیازهای هر کسب‌وکار محاسبه شود.
یکی از مزیت‌های مهم نرم افزارهای حسابداری ابری، امکان دسترسی از خارج شرکت است. بسته به طراحی هر نرم افزار، کاربران می‌توانند از طریق مرورگر لپ‌تاپ، تبلت یا موبایل به بخشی از اطلاعات و امکانات سیستم دسترسی داشته باشند.
وقتی نرم افزار روی بستر ابری ارائه می‌شود، مدیر، حسابدار یا سایر کاربران مجاز می‌توانند بدون وابستگی مستقیم به کامپیوتر داخل شرکت، از محل‌های مختلف به سیستم متصل شوند.
این موضوع برای مدیرانی که دائماً در دفتر حضور ندارند، حسابداران دورکار و مجموعه‌هایی که چند محل فعالیت دارند می‌تواند بسیار کاربردی باشد.
مدیر می‌تواند در جلسه، سفر یا خارج از دفتر بخشی از وضعیت کسب‌وکار را بررسی کند.
کاربر مالی در صورت داشتن دسترسی مجاز می‌تواند از خارج شرکت به محیط نرم افزار متصل شود.
کاربران شعب مختلف می‌توانند بدون وابستگی به یک سیستم فیزیکی مشخص به نرم افزار دسترسی پیدا کنند.
برای تصمیم‌های مدیریتی، دسترسی سریع به برخی اطلاعات می‌تواند مهم‌تر از انجام عملیات کامل حسابداری باشد.
تجربه کاربری و امکانات نسخه موبایل در نرم افزارهای مختلف متفاوت است. بعضی سرویس‌ها روی موبایل بیشتر برای مشاهده پیشخوان و گزارش‌ها مناسب هستند، در حالی که انجام عملیات پیچیده حسابداری معمولاً روی لپ‌تاپ یا دسکتاپ تجربه بهتری دارد.
یکی از نگرانی‌های رایج درباره نرم افزارهای ابری، وابستگی آن‌ها به اینترنت است. اما باید بین قطع اینترنت بین‌الملل و قطع کامل شبکه یا اینترنت کاربر تفاوت قائل شد.
سپیدار ابری به‌گونه‌ای ارائه شده که در صورت اختلال یا قطع اینترنت بین‌الملل، دسترسی به سرویس از طریق بستر داخلی و اینترانت همچنان امکان‌پذیر باشد.
این موضوع برای کسب‌وکارهایی که نگران اختلال‌های اینترنت بین‌الملل هستند اهمیت زیادی دارد، چون دسترسی به نرم افزار صرفاً به مسیر اینترنت جهانی وابسته نیست.
در صورت برقرار بودن بستر داخلی شبکه، امکان دسترسی به سپیدار ابری می‌تواند از طریق اینترانت ادامه پیدا کند.
در این شرایط، اگر بستر اینترانت و دسترسی داخلی فعال باشد، سپیدار ابری می‌تواند همچنان در دسترس کاربران قرار بگیرد.
اگر کاربر هیچ ارتباط شبکه‌ای نداشته باشد، طبیعتاً امکان اتصال به نرم افزار ابری وجود ندارد تا زمانی که ارتباط دوباره برقرار شود.
در صورت کندی یا ناپایداری ارتباط، تجربه کار با نرم افزار ممکن است کندتر شود و کیفیت استفاده به وضعیت شبکه کاربر بستگی دارد.
در نرم افزارهای ابری، نیاز به ارتباط شبکه وجود دارد؛ اما در سپیدار ابری، قطع اینترنت بین‌الملل الزاماً به معنی قطع دسترسی به نرم افزار نیست و بستر داخلی می‌تواند نقش مهمی در تداوم دسترسی داشته باشد.
یکی از مهم‌ترین موضوعات در هر نرم افزار مالی، حفاظت از اطلاعات است. در نرم افزارهای حسابداری ابری معمولاً فرآیند پشتیبان‌گیری توسط زیرساخت و سیاست‌های خود ارائه‌دهنده سرویس انجام می‌شود.
وقتی اطلاعات روی زیرساخت ابری ذخیره می‌شوند، به این معنی نیست که همان نسخه ذخیره‌شده به‌تنهایی نقش نسخه پشتیبان را دارد. نسخه پشتیبان باید یک کپی قابل بازیابی از اطلاعات باشد که در صورت بروز خطا، حذف اطلاعات یا مشکل فنی بتوان از آن استفاده کرد.
بنابراین هنگام بررسی یک نرم افزار حسابداری ابری، باید هم درباره محل نگهداری اطلاعات سؤال کنید و هم درباره روال پشتیبان‌گیری و بازیابی.
Cloud Storage یعنی محل نگهداری اطلاعات؛ Backup یعنی داشتن نسخه‌ای جداگانه برای بازیابی اطلاعات در شرایط خاص.
باید مشخص باشد نسخه‌های پشتیبان با چه تناوبی تهیه می‌شوند و ارائه‌دهنده چه سیاستی برای نگهداری آن‌ها دارد.
کیفیت و ساختار نگهداری نسخه‌های پشتیبان اهمیت زیادی دارد و بهتر است نسخه‌ها از اطلاعات جاری جدا باشند.
داشتن بکاپ به‌تنهایی کافی نیست؛ باید فرآیند بازیابی اطلاعات هم مشخص، قابل اجرا و قابل پشتیبانی باشد.
هر سرویس ممکن است سیاست متفاوتی برای مدت نگهداری نسخه‌های پشتیبان داشته باشد و این موضوع باید قبل از خرید بررسی شود.
علاوه بر Backup داخلی سرویس، بهتر است بدانید چه اطلاعاتی را می‌توانید برای آرشیو یا استفاده خارج از سیستم دریافت کنید.
یک نسخه پشتیبان زمانی ارزش واقعی دارد که در زمان نیاز امکان بازیابی صحیح اطلاعات از آن وجود داشته باشد.
یک سیاست مناسب پشتیبان‌گیری باید مشخص کند چه اطلاعاتی، در چه بازه‌ای، تا چه مدت و با چه فرآیندی قابل بازیابی هستند.
انتخاب نرم افزار حسابداری ابری فقط بر اساس قیمت یا ظاهر نرم افزار تصمیم درستی نیست. بهتر است قبل از خرید، نیازهای کسب‌وکار، امکانات نرم افزار، شرایط دسترسی، امنیت، پشتیبانی و هزینه بلندمدت را کنار هم بررسی کنید.
مشخص کنید کسب‌وکار شما فقط به حسابداری نیاز دارد یا سیستم‌هایی مثل دریافت و پرداخت، فروش، انبار، حقوق و دستمزد و سامانه مودیان هم لازم است.
تعداد کاربران روی قیمت و نحوه استفاده از سیستم تأثیر دارد. همچنین باید مشخص شود هر کاربر به چه بخش‌هایی دسترسی خواهد داشت.
چون نرم افزار ابری از طریق شبکه در دسترس است، کیفیت و پایداری اینترنت یا بستر داخلی نقش مهمی در تجربه کار کاربران دارد.
بررسی کنید کاربران چگونه وارد سیستم می‌شوند، سطح دسترسی آن‌ها چگونه تعیین می‌شود و ارائه‌دهنده چه سیاستی برای حفاظت از اطلاعات دارد.
فقط وجود Backup کافی نیست. باید بدانید نسخه‌های پشتیبان با چه روالی تهیه می‌شوند و در صورت نیاز چگونه می‌توان اطلاعات را بازیابی کرد.
قبل از خرید باید مشخص باشد مالک اطلاعات چه کسی است و اگر اشتراک پایان پیدا کند، چه نوع خروجی یا دسترسی به داده‌ها خواهید داشت.
کیفیت پشتیبانی بعد از خرید اهمیت زیادی دارد؛ مخصوصاً برای تیم مالی که در عملیات روزانه ممکن است نیاز به راهنمایی داشته باشد.
فقط مبلغ اشتراک سال اول را نبینید. تعداد کاربران، سیستم‌ها، هزینه تمدید و در مقابل هزینه زیرساخت نسخه نصبی را هم بررسی کنید.
اگر شرکت شما فرآیند خاص، گزارش اختصاصی یا نیاز فنی ویژه‌ای دارد، قبل از خرید مطمئن شوید نرم افزار آن را پوشش می‌دهد.
نرم افزار ابری زمانی انتخاب خوبی است که امکانات آن با فرآیندهای واقعی کسب‌وکار شما هماهنگ باشد. ممکن است دو شرکت با اندازه مشابه، به دو ترکیب کاملاً متفاوت از سیستم‌ها و کاربران نیاز داشته باشند.
در ادامه به مهم‌ترین سوالاتی که معمولاً قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری ابری مطرح می‌شوند پاسخ می‌دهیم.
نرم افزار حسابداری ابری نرم افزاری است که بخش اصلی سیستم و اطلاعات آن روی زیرساخت ابری ارائه‌دهنده قرار دارد و کاربران از طریق اینترنت و معمولاً مرورگر به آن دسترسی پیدا می‌کنند.
معمولاً خیر. در مدل ابری، زیرساخت اصلی نرم افزار توسط ارائه‌دهنده سرویس مدیریت می‌شود و برای استفاده عادی از نرم افزار نیازی نیست سرور اصلی نرم افزار داخل شرکت نگهداری شود.
برای استفاده از نرم افزار ابری باید ارتباط شبکه وجود داشته باشد. با این حال، قطع اینترنت بین‌الملل لزوماً به معنی قطع تمام سرویس‌های ابری داخلی نیست.
برای مثال در سپیدار ابری، در صورت برقرار بودن بستر داخلی و اینترانت، اختلال اینترنت بین‌الملل الزاماً باعث قطع دسترسی به نرم افزار نمی‌شود. اما اگر ارتباط شبکه کاربر به‌طور کامل قطع باشد، دسترسی آنلاین نیز تا زمان برقراری مجدد شبکه امکان‌پذیر نیست.
ابری بودن به‌تنهایی معیار امن یا ناامن بودن یک نرم افزار نیست. امنیت به زیرساخت ارائه‌دهنده، نحوه نگهداری اطلاعات، امنیت ارتباط، سیاست پشتیبان‌گیری، کنترل سطح دسترسی و همچنین رفتار کاربران بستگی دارد.
اطلاعات روی زیرساخت سرور و دیتاسنتر مورد استفاده ارائه‌دهنده سرویس نگهداری می‌شوند. قبل از خرید بهتر است شرایط نگهداری داده، پشتیبان‌گیری، مالکیت اطلاعات و امکان دریافت خروجی را بررسی کنید.
در بسیاری از سرویس‌های ابری، تهیه و نگهداری نسخه‌های پشتیبان بخشی از زیرساخت ارائه‌دهنده است. با این حال، تعداد نسخه‌ها، فاصله زمانی بکاپ، مدت نگهداری و روش بازیابی در سرویس‌های مختلف متفاوت است و باید قبل از خرید بررسی شود.
پاسخ برای همه کسب‌وکارها یکسان نیست. اگر دسترسی از محل‌های مختلف، کاهش وابستگی به سرور داخلی و مدیریت ساده‌تر زیرساخت برای شما مهم است، نسخه ابری می‌تواند انتخاب مناسبی باشد.
در مقابل، اگر اینترنت ناپایدار دارید یا کنترل کامل زیرساخت داخلی و نیازهای فنی بسیار خاص برای مجموعه اهمیت دارد، نسخه نصبی نیز باید جدی بررسی شود.
در بسیاری از موارد بله. مخصوصاً برای کسب‌وکارهایی که نمی‌خواهند درگیر تهیه و نگهداری سرور شوند و تعداد کاربران محدودی دارند. با این حال، امکانات موردنیاز و هزینه اشتراک باید با نیاز واقعی کسب‌وکار مقایسه شود.
این موضوع به طراحی هر نرم افزار بستگی دارد. بعضی سرویس‌ها امکان مشاهده پیشخوان و گزارش‌های مدیریتی را روی موبایل فراهم می‌کنند، اما انجام عملیات پیچیده حسابداری معمولاً روی لپ‌تاپ یا دسکتاپ تجربه کاربری بهتری دارد.
مشاهده دموی سپیدار ابری روی موبایل ←معمولاً سیستم‌ها و امکانات موردنیاز، تعداد کاربران، مدت اشتراک و خدمات جانبی روی قیمت اثر می‌گذارند. بنابراین بهتر است قیمت بر اساس ترکیب واقعی موردنیاز شرکت محاسبه شود.
محاسبه آنلاین قیمت سپیدار ابری ←اگر کاربران یا مدیران مجموعه در چند محل مختلف فعالیت می‌کنند، دسترسی تحت وب می‌تواند ارتباط آن‌ها با سیستم مالی را ساده‌تر کند. با این حال باید ساختار شعب، دسترسی کاربران و نیازهای گزارش‌گیری مجموعه قبل از خرید بررسی شود.
ابتدا سیستم‌ها و تعداد کاربران موردنیاز را مشخص کنید، سپس محیط واقعی نرم افزار را ببینید، محدودیت‌ها و شرایط امنیت و پشتیبان‌گیری را بررسی کنید و در نهایت هزینه واقعی ترکیب موردنیاز را محاسبه کنید.
اگر دسترسی آنلاین، امکان استفاده از محل‌های مختلف، کاهش وابستگی به سرور داخلی و مدیریت ساده‌تر زیرساخت برایتان اهمیت دارد، نرم افزار حسابداری ابری ارزش بررسی جدی دارد.
اما انتخاب نهایی باید بر اساس فرآیندهای واقعی کسب‌وکار، تعداد کاربران، امکانات موردنیاز، شرایط اینترنت، امنیت و هزینه بلندمدت انجام شود.
